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La importancia de llevar una buena gestión del fichero de proveedores en la empresa


Aquel que monta una empresa sabe que tendrá que trabajar mucho para que empiece a funcionar y que, una vez lo haga, tendrá que seguir trabajando para solucionar cualquier error o imprevisto que se pueda producir.

Además de controlar todo lo relativo al stock de productos, a la confección de facturas, a mejora la experiencia del cliente y la atención, también tendrá que controlar a los proveedores. De aquí se desprende la importancia de llevar al día el fichero de proveedores y control de pagos.

Te animamos a seguir leyendo para que descubras todo lo relacionado con este fichero.

¿Qué es un fichero de proveedores?

Se considera un fichero maestro del software que lleva todo lo relacionado con la empresa.

El software que utilizan las empresas para llevar el control de sus cuentas trabaja con registros, y estos son almacenados en una base de datos. La BD está compuesta por tablas que se relacionan entre si y obtiene cualquier resultado a través de consultas.

El fichero de proveedores nos permite tener organizado toda la información pertinente a los mismos. El usuario podrá aumentarla, reducirla, modificar cualquier dato y, sobre todo, interconectarla con el fichero de artículos (dependiendo de cómo esté montada la base de datos), entre otras funciones.

¿Para qué sirve el fichero de proveedores?

Imaginemos que llevamos un taller y queremos hacer el pedido de un determinado modelo de neumáticos. Teniendo en cuenta que pueden existir diferencias importantes en el precio del artículo, lanzamos un filtro que nos permite encontrar a los proveedores con el coste más económico de las ruedas.

Aquí podemos ver la relación entre el fichero de proveedores y de artículos; estamos haciendo una consulta en la que buscamos por un artículo en concreto, con el criterio de ordenar los proveedores que nos lo pueden vender con el precio más económico. Podemos hacer que la consulta sea tan completa como queramos -> Por ejemplo, eligiendo solo a los proveedores de la ciudad, acortando la lista a los 5 más económicos, a aquellos que tengan una mayor valoración.

En definitiva, toda esta información nos permitirá ahorrar tiempo y conseguir el mejor servicio posible.

Desde el fichero de proveedores también podemos llevar el control de pagos. Será fácil controlar las facturas por proveedor que ya han sido pagadas, las que todavía están pendientes de pago, aquellas que requieren de algún tipo de modificación, etc.

Para poder llevar un control tan específico sobre todo lo relacionado con la facturación de la empresa, es de vital importancia que apostemos por un software específico, como es el caso de Factusol360. Es cierto que hay muchos criterios que se deben considerar antes de elegir el programa más adecuado para la empresa, pero el hecho de que nos permita filtrar por criterios hasta obtener los listados deseados es algo muy importante.

Ten presente todo esto para tu empresa y podrás conseguir que responda a las necesidades del cliente, logrando un servicio perfecto.


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