5 señales comunes de que necesitas un software de RR. HH.
El desarrollo de la tecnología aplicada a los Recursos Humanos cada vez es más rápido. Los cambios son de tal magnitud que no pasan desapercibidos para los responsables del área. Dos de cada tres están de acuerdo en que se está viviendo una transformación digital. Además, el 49 % de las empresas ha invertido en programas de gestión del capital humano.
Si bien las cifras son prometedoras, aún queda mucho trabajo por hacer. Al fin y al cabo, solo la mitad de las empresas utilizan programas relacionados con los RR. HH., lo que genera algunos problemas. Estos se manifiestan en forma de señales que pueden surgir en diferentes procesos y que indican que ha llegado el momento de dar el paso y que la empresa necesita implantar una tecnología de Recursos Humanos.
Para empezar a comprender la magnitud del problema, nada mejor que hacerlo con cinco señales comunes que afectan a la mayoría de empresas.
1. Datos descentralizados
Existen diferentes razones que conducen a que los datos permanezcan descentralizados. Una de ellas es el propio crecimiento de la empresa, la cual acaba teniendo varias sedes y filiales. Cada una de ellas almacena su información por separado, algo que dificulta la colaboración.
Además, si no existen unos estándares y políticas claras para la gestión de datos, se utilizarán sistemas heterogéneos para el almacenamiento. Incluso puede darse que hasta los propios departamentos actúen de manera independiente. Al final, la organización se resiente al no poder compartir información esencial, que tampoco llegará a analizar y cuyo procesamiento será complejo.
Ante esto, una solución de Recursos Humanos centraliza la información en una única base de datos alojada en la nube. Así, todas las sedes y departamentos tienen un acceso sencillo a cada informe o dato y la posibilidad de compartir sin trabas.
2. Transcripción de información
Llega a ser común que la información de la empresa, como los datos relacionados con los empleados, tengan que transcribirse. Al no tener los medios necesarios, se utilizan procesos manuales basados en el papel. Se imprimen todo tipo de documentos para transcribir su información de un formato a otro.
Como es lógico, el riesgo de que se produzcan errores aumenta. Podría darse el caso, por ejemplo, de que se elaboren informes para revisar las horas de entrada y salida tomando los datos a mano de varios documentos. Estos luego se introducen en una hoja de excel para crear tablas y gráficos, lo que complica el proceso de manera innecesaria.
Un software de RR. HH. evita estos errores y simplifica todo el trabajo, pues buena parte del mismo se automatiza. El programa genera, recoge y vuelca los datos en todo tipo de informes. Asimismo, da un amplio margen de personalización para controlar cada área.
3. Firmas de documentos en físico
La firma de documentos es, quizás, una de las tareas más comunes. A la hora de contratar a un nuevo empleado, es necesario que estampe su rúbrica en varias ocasiones. Esto exige que la persona acuda a las oficinas de la empresa y se celebre una pequeña reunión. Por lo general no llevará mucho tiempo, pero no es el método que mayor eficiencia y comodidad aporta.
Si la empresa contrata a personas de otras comunidades autónomas o del extranjero, tendrá que enviar los documentos a la sede más cercana o al domicilio del nuevo empleado. En el peor de los casos, el trabajador deberá desplazarse.
Por suerte, la tecnología ha solucionado el problema y es posible efectuar una firma digital en varios tipos de documentos (contratos, actas, aumentos salariales, PRL…). También se ofrecen varios modos, avisos de recepción y lectura, métodos de autenticación de la persona y el proceso se lleva a cabo desde cualquier dispositivo.
4. No se usan recordatorios de que se ha finalizado un proceso
Puede parecer que no es relevante utilizar recordatorios, pero la realidad es bien distinta. Cuando un departamento de Recursos Humanos es grande, va a tener que realizar numerosos procesos, ya que sus responsabilidades abarcan varias áreas. Al no establecer avisos, se producen solapamientos, errores y olvidos.
Como no hay alertas, se olvida comunicar que se ha aprobado una baja, lo que conduce a malentendidos. El departamento no avisa al responsable del equipo al que pertenece el trabajador, algo que lleva a aumentar la carga de trabajo de golpe. Otro ejemplo es la asignación de entrevistas y su comunicación a los candidatos, una tarea que se va postergando al no repartirse como es debido.
Los software de Recursos Humanos ofrecen una ayuda fundamental: los workflows o flujos de trabajo. Estos automatizan la gestión de solicitudes y su aprobación, así como los avisos en caso de que se produzca una incidencia. Si un empleado no ficha, recibirá varias advertencias y su responsable estará al tanto de la situación.
5. Uso de multitud de herramientas
Dada la abundancia de soluciones digitales, caer en el exceso no es raro. Se piensa que, al utilizar múltiples herramientas, se cubren todas las necesidades de la empresa y no se pierde ninguna información importante. Sin embargo, la señal está mandando un mensaje claro: falta eficiencia.
Utilizar múltiples herramientas provoca incompatibilidades, que los datos estén dispersos y que la seguridad sea más débil. Además, no se comparte toda la información que se genera y, para manejar cada plataforma, se acaba por adquirir una que centralice como mínimo el acceso a las demás. Al final, se está recurriendo a una solución subóptima que aumenta los costes operativos y que causa más problemas de los que solventa.
Un buen software de Recursos Humanos dispone de varios módulos que engloban las principales tareas del departamento. Es posible realizar procesos de reclutamiento y selección, control horario, gestión del personal y mucho más desde una sola plataforma. Y dado su diseño y personalización, cada empresa puede quedarse solo con aquellas funciones que necesite.
Cuando se detectan algunas de estas señales, es probable que la organización necesite utilizar un programa de Recursos Humanos para optimizar sus procesos rutinarios y la gestión del talento de su plantilla. Pero hay muchas otras a las que prestar atención y que pueden generar problemas de gravedad.
En Bizneo HR han creado una guía en la que se analizan a fondo 20 señales que indican, de forma inequívoca, que hay que usar ya un software de Recursos Humanos. Si estás pensando en dar el paso, pero aún no te decides, ¡descárgate la guía para salir de dudas!
